文件可以抄送给上级部门吗抄报和抄送的区别( 二 )

文章插图
【文件可以抄送给上级部门吗抄报和抄送的区别】二、非红头文件非红头文件是一个概括的称呼，指除红头文件以外的其它格式，主要包括以下要素。
1、制度名称如薪酬管理制度
2、制度编码编码都包含一定的信息，如HY-HR0001，编码中包含公司名称“HY”、部门名称“HR”、部门发文顺序号“0001”，顺序号不足4位的用0补足。
3、版本版次例如用A、B、C……代表版本，用00、01、02……代表版次，版本版次的格式为A00，代表版本为A版次为00 。至于版本版次的设定，公司可以确定适合本公司的规则，如同时修改不超过5次的版次升级一级，同时修改5次的或版次累计5次升级的，版本升级一级。4、编制人与审批人与制度的编制人与最终审批人签字(含日期)，如果中间有审核人的，可以增加审核人一项。
5、编制部门代表制度的编制部门，如果制度正文中出现“本制度由XX部门负责解释字样”，制度模板里面可不体现编制部门一项信息。6、实施时间代表制度的正式实施时间，如果制度正文中出现“本制度自XXXX年XX月XX日起执行”的字样，制度模板里面可不体现实施时间一项信息。
7、变更履历表示制度的变更情况，也是版本版次升级的依据，变更履历可在制度正文前体现，以文字描述形式或表格形式来展示。
8、制度目的制度目的属于制度正文内容，一般是在制度第一条，是表述制度制定的依据或目的，表述文字要简明扼要。如薪酬管理制度目的：“为统一薪酬制度，理顺分配关系，规范薪酬日常管理，建立完善正常的薪酬运行机制，特制定本制度。”
9、适用范围适用范围属于制度正文内容，一般在制度第二条，表示制度内容所针对的组织、团体、地域等。如“本制度适用于公司所有员工”、“本制度适用于工程部所有项目经理岗位” 。
10、职责职责属于制度正文内容，一般在制度第三条，对制度实施过程中的主要负责部门(机构、团体、个人)、辅助部门(机构、团体、个人)等主要职责和工作进行说明。
11、定义定义属于制度正文内容，一般在制度第四条，对制度中名称、称呼等做明确定义，以便员工明白名称、称呼等明确范围、概念等。如“新员工指入职未满三个月的员工”、“辅助人员指清洁员、厨师、门卫、司机” 。在这里要注意的是定义可以不遵循规范的解释、习惯、一般性理解等，它非常具有公司特色，甚至具有单个制度特性，它不能脱离了公司或制度。建议各项制度中对同一个解释最好一致，当然不一致也是可以的。例如生产部制度中对于新员工的解释是“入职未满三个月或由除品质部外转岗到生产部未满一个月的员工”，而人力资源部制度中对于新员工的解释是“入职但未转正的员工” 。
12、其它正文内容其它正文内容是制度正文的核心，将需要规定的事项表述清楚，制度中最好有标准、执行、监督、结果反馈处理等环节。制度的最后，一般是一些说明解释类的内容，例如解释单位、生效时间、其它信息等。在企业中，一般编制单位也是解释单位。生效时间可以有多种说法，如自XXXX年XX月XX日起生效、自颁布之日起生效等。其它信息如：与其它制度有冲突的按本制度执行；本规定作为XX制度的补充文件，与XX制度有冲突的按XX制度执行。
13、附件附件内容一般包括制度中适用的表单、模板等。一般在制度中出现表单、模板等，只需要写明“附件N”的字样，到时候在附件中查找即可。对于附件中的表单、模板等，建议也有独立的编号。

文件可以抄送给上级部门吗 抄报和抄送的区别( 二 )

文件可以抄送给上级部门吗抄报和抄送的区别( 二 )