住宿问题 。外地宾客的住宿问题要考虑酒店标准,房型,还要考虑客房内的长途通讯,洗换,酒水,互联网等等服务是否到位 。
餐饮 。餐饮可采取自助餐形式 。要根据人数定好食物数目,中西搭配,冷热搭配要均衡 。酒水方面档次要分清楚,有高有低,切记不可浪费 。自助餐方便了大多数人的用餐水准,且不会因为人数问题而造成少数民族的禁忌问题 。
演出活动 。提前联系好演出团队,共同协商演出节目 。其中要有关于公司的品牌宣传和人文效应 。演出团队要具备一定的素质和技术 。现场要进行录制 。正式演出前要有2—3次彩排 。演出节目:有歌曲演唱 。可出资请有名气的歌星来演出 。舞蹈演出方面要大气和清醒,各种效果都要涉及到 。语言类小品也要多准备 。语言类节目一直是人们所喜爱的,这样的节目可以提起人们的兴趣 。对企业的演出活动印象更加的深刻 。
会议现场气氛控制 。由于是高科技产品公司,我们要正规中带有活泼,体现出年轻化,信息化,科技化 。如果遇到冷场切记不要慌乱,要运用发放礼品的形式调动现场人员的积极性 。
四、拟定会议日程 。
到会人签到,发会议资料
主持人介绍到会嘉宾、会议主题、表示欢迎、公司领导讲话 。
领导讲话:1、公司董事长讲话 。2、部门经理代表讲话 。
供应商客户代表发言 。
受表彰者发言 。
政府领导讲话 。
公司领导宣布会议结束 。
五、经费预算
场地、伙食、车辆、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列 。
具体总金融由行政部门总结的出 。
六、组织机构 。
成立会议专案小组,明确人员和分工 。有后勤部门,策划部门,文案工作组,公关部门,宣传部门 。
后勤部门负责会场的布置整理工作,的印制,车辆的配备和酒店的预订等一切物质实体工作 。后勤部门是重中之重,要和各部门合作好,随时应对各部门做出的调整而工作 。
策划部门负责整个会议的思路流程和创意 。如何让会议凸现企业文化而新颖 。策划部门要做出最快的决策,及时把信息反映给领导好让其他部门有准备时间 。
文案工作组要做会议的记录工作和公司近十年历程的总结 。任务重大,演讲稿新闻稿和宣传册都要面面俱到 。
公关部门要做搞接待和宴请工作 。公司的形象和文化品位很大一部分在于公关部门的宣传 。做到门面是一个公司所必不可少的工作 。要求公关部门要以企业形象为第一 。
宣传部门配合后勤部门和公关部门作出随时调整,为整个会议的宣传做出成绩 。会议的发放纪念品等活动由宣传部门负责 。以及媒体的联系和新闻的发布 。
七、发生突发状况的紧急处理 。
大型会议的活动要抓好重点,日期不改,主体不变,人员大部到位,日程安步骤进行都算成功 。
会场消防设施一定要检查到位 。领导事项需要有备份处理 。拟讲话领导未到场可及时进行下一步骤 。
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