你的计划中的一个任务是可实施的,指的是这个任务有着明确的定义,这包括了该任务的实现条件、实施者、需要的时间、最终的效果 。比如:在前期设计完成的前提下,由小李把第一个模块实现,要求时间是三天,实现后的模块的功能包括…… 。这就是一个可实施的任务 。而:三天之内实现第一个模块,就不是一个可实施的任务 。
你的计划中的一个步骤是可度量的,指的是这个任务的目标有一定的量化指标,可以衡量你的计划是否实现了 。比如说你在制定一个写作计划,那么:在一个月之内写出三篇关于领导艺术的文章,就是一个可度量的任务,而:在一个月之内写几篇关于领导艺术的文章,就不是 。
好了,了解了什么是可实施性和可度量性之后,我们就可以开始细化我们的计划了 。拿出你刚才划分好步骤的计划书,把每一个步骤细化为一系列的可实施和可度量的任务 。这样,你就拥有了一个列表,这个列表上有一个总体目标,有几个比较大的步骤,有很多的可实施和可度量的细化的任务 。如果你已经做到了这一步,那就继续看下面吧 。
4、为你的计划打上时间戳
你的计划书是不是已经初见模样了呢?可是你还缺点东西,那就是每一个细化任务的时间戳 。注意,这个时间戳和前面的每一个任务的完成时间可不是一个概念 。完成时间是一个时间段,比如:三天 。而时间戳是一个绝对时间:比如:11月20日晚八点 。好了,明白了这一点,现在就开始给你的计划打上时间戳吧 。这一步是比较难的 。因为各个任务之间可能存在着一定的依赖关系,而且它们还有可能有交替、重叠等情况 。而这些具体的情况,往往是因人而异,因目标而异的 。所以没有一种通用的办法来安排你的时间戳 。不过也别气馁,有一个比较不错的办法:你可以按照项目的进度,一天一天的往后安排,虽然即使这样做要想很合理的安排时间戳依然是一个不容易的任务,但至少你有了一个线索 。
好了,把时间戳加到你的任务列表上吧 。
5、建立追踪机制
嗯 。好了,你的计划应该已经制定完成了 。接下来你要建立一种追踪机制,也就是说,你要有一个方法,随时的知道自己的计划实施到了哪一步,哪些任务已经完成了,哪些任务正在进行中,哪些任务遇到了障碍等等 。这是十分必要的 。接下来在你学习如何调整你的计划的时候你就会发现这一点 。一种常见的追踪机制是使用你刚才刚刚写好的任务列表 。在每个完成的任务头面打上一个对号,在每一个遇到问题的任务前面画一个叉,把每一个完成的任务用红笔划掉 。当然,使用什么符号是你的自由 。这个任务列表你要每天都看一次,最好带在身边 。这样方便你随时记录和思考 。
感觉这个方法有点简陋吗?但它确实十分有效 。
6、按计划行事
该有的你都有了,现在你可以开始按计划行事了 。记住,如果你不去做,再好的计划也帮不了你 。
7、在工作进行中适当的调整计划
我们当中聪明的人不少,但却很少有人能预见未来,所以,在你开始工作时,会发现很多计划中没有考虑到的情况 。而这些考虑外的因素常常会阻碍计划的进展 。这个时候,你需要动态的调整你的计划 。一个一成不变的计划是没有意义的,因为哲学家告诉我们,世界是不断发展变化的 。计划也是一样的 。不是说计划没有变化快吗?那么我们就让计划也变化吧 。
使用你的追踪机制,看一看哪些任务没能按时完成,哪些任务提前完成了,从中找出那些影响你进度的问题,解决它们,然后适当的调整你的计划,继续实施它 。当然,这很可能让你的计划书变得很乱,别那么懒,把它重新抄写一遍,费不了多少时间 。
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