今天我们介绍数据透视表格式化技巧系列文章的第三部分,使用条件格式 。前两篇文章分别是
让你的透视表更专业-系统介绍透视表格式化技巧之一
数据透视表格式化技巧之二(让你的报表更专业)
简介
跟Excel中其他普通的区域一样,在数据透视表区域也可以使用条件格式 。而且,在透视表区域使用条件格式时在选定应用范围时更加灵活,给我们进行数据可视化带来的更多的选择 。
先来看我们今天使用的案例数据:
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为了说明如何在透视表中使用条件格式,我们首先创建一个数据透视表:
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选择收入列的任意单元格,在开始选项卡中点击“条件格式”,点击最前/最后规则,最后点击前10项:
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在对话框中,将数量设为3:
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点击确定,得到结果:
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条件格式的应用范围
这个过程和结果看上去与在普通单元格上设置条件格式没什么区别 。不过,如果选中这个单元格我们就会看到有一个格式选项的按钮,点击会出现一个菜单:
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这个菜单用于设置你希望这个条件格式应用在什么范围 。
缺省情况下,这个选择是“所选单元格”,也就是说只有当前单元格才应用条件格式 。在透视表中,我们后面有两个选择 。
我们首先选择最后一个:所有为“产品”下面显示“求和项:收入”值的单元格,会看到透视表上条件格式应用在了整个B列区域:
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注意这个应用范围不包含第11行,因为第11行是总计,不是产品标签 。
如果年度选择发生了变化,这个引用范围将随之做相应的变化,
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如果行标签发生了变化,比如,增加了一个区域:
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此时,注意这个应用范围并没有包含各区的合计单元格 。
如果把区域和产品换个顺序:
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此时,条件格式应用范围又放到了产品的合计上 。
如果把区域放到列标签上:
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此时,应用范围又放到了总计列上 。
之所以条件格式的应用范围能够这么“智能”的变化,就是因为我们选择的是对所有标签为产品,值为收入求和的单元格起作用 。
如果我们从透视表布局中去掉产品,或者收入改成平均,那么透视表上将不会应用任何条件格式:
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需要提醒的是,即使你重新将产品添加到行标签上,条件格式也不会应用到透视表上了 。
如果我们将条件格式选择为第二个选项:
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条件格式的效果如下:
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