「重要阅读引导」公文版记标识中常见病误有哪些？请看本文解析

公文版标志常见病例分析
岳海翔
版记是公文不可或缺的重要组成部分。如果一个完整的公文被视为一个人，版本的标题相当于一个人的头，主体相当于一个人的身体，版本相当于一个人的脚，这表明了它的重要性。在公文处理实践中，我们发现许多政府机关和单位不重视版本部分，标识存在许多问题，直接影响了公文的完整性、标准化和严肃性。综上所述，主要表现在以下几个方面：
【「重要阅读引导」公文版记标识中常见病误有哪些？请看本文解析】1.使用分隔线不合格
根据2012版《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）根据国家标准的规定，版本中的所有元素都与发行机构和发行日期之间增加了一条分隔线。这样做的原因是为了显示每个元素之间的区别，另一个是如此美丽的设计。需要特别注意的是，第一个元素和最后一个元素之间也有一条分隔线，两个分隔线的厚度不同于中间分隔线，两个分隔线的高度为0.35ｍｍ，中间分隔线的高度为0.25ｍｍ。但在实践中，中，许多单位发布的文件并没有被这样区分，而是被采用了0.25ｍｍ应纠正欠规范的高度。
二、版记的构成要素赘余
根据2012年国家标准的规定，公文的版记部分仅由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成（特殊情况下主送机关移至版记部分的除外），其中抄送机关在上面，印发机关和印发日期在下面。在实践中，一些单位在制作版记时，用圆括号标记印刷分数，即（共60份）。这样的标志是多余的，应该充分注意。
三、回行时字体大小和字体排列不合格
构成公文的标题、主题和标题使用的字体大小不同，2012年国家标准有明确规定。版记部分的组成部分是复制机关、印刷机关和印刷日期应使用4号仿宋体字，如果复制机关名称太多，需要返回，则应与上一行复制机关的首字对齐。在实践中，有相当多的机关制定了公文。版记部分使用了3号仿宋体字符，与文本部分相同。顶格在返回时也很常见。这些都与国家标准的规定相冲突，这显然是不恰当的。
四、版记位置不当，尤其是附件公文，更加混乱
公文的版记应该放在公文的哪里？这在实践中是相当随意的。根据2012年公文格式国家标准的规定，版记必须放在公文的最后一页，版记的最后一个要素放在最后一行，即版记必须放在公文的最后一页，即公文的最后一页。在实践中，绝大多数公文，特别是印刷、批准和转发的公文，以及带有附件的公文，往往会将版记放在附件的后面，这是一个非常突出的问题。正确的方法是，无论文件被转移还是公文的附件有多长，版本都必须记录在最后一页。此外，应特别注意的是，版记必须在偶数页上。假设公文内容很短，即使主页可以放下版记内容，因为公文是双面印刷，版记也必须移到第二页，即使第二页除了版记没有其他内容。此外，如果公文的长度超过一个折叠页面（即有四个页面），此时公文的页数通常不应该超过4个页面，但也必须在最后一页面的空白页面上标记。无论在实践中，也必须在最后一页面上标记的空白页面上有多少。
五、抄送机关名称排列和标点符号使用不规范
抄送机关是版记部分的第一个要素，应当使用机关的全称、标准化缩写或者同类机关的总称。应当注意，抄送机关的安排应当遵循一定的规则。正确的做法是，首先是上级机关，其次是同级机关，然后是下级机关。涉及的方面较多的，应当按照党、政府（地方党委、政府、部门、部门、局）、军队、团体的顺序进行安排。对于抄送机关，如果不止一个，需要注意标点符号的使用，即同一系统中同级机关之间的顿号分隔，不同系统机关之间的逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标注句号，表示结束的意思。实践中，抄送机关名称的公文很多，尤其是同一系统层次的问题比较突出，要足够重视。
六、印发机关和印发日期的标识不合格
发行机关和发行日期是版记部分不可缺少的因素。按照规范要求，它们位于抄送机关（用分隔线隔开）的下一行，其中发行机关位于左空，发行日期位于右空。需要注意的是，这里的发行机关应该是公文的印制部门，一般是机关或单位的办公部门，而不是整个机关的名称，但在实践中，许多公文都写着整个机关的名称；发行日期应用阿拉伯数字完全载明年、月、日。我们必须注意后面的发行一词。这在实践中也很容易被忽视。
七、遗漏版记
这也是一个常见的问题。一些公文，特别是复制文件，在主体部分结束后看不到版本，非常不严肃；另一种情况是附件文件和转发文件，转发文件有版本，转发机构经常省略，这也是不合格的。需要注意的是，虽然转发文件有版本，但转发文件仍不能省略，即仍需要标记自己的版本。这在实践中也很容易被忽视。
(作者是中国写作协会副会长、中国写作协会公文写作委员会执行副会长、秘书长、中国公文学研究所所长、研究员)
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